A ata é o documento que comprova a presença das pessoas que participaram e também guarda as informações sobre o compromisso de cada um em relação ao que foi decidido durante a reunião.
Para saber como montar uma boa ata de reunião siga os passos abaixo:
INSTRUÇÕES:
- A ata de reunião pode ser montada de diversas formas, pode ser feita em um computador ou mesmo feita a mão, porém você não pode se esquecer de colocar todas as informações importantes para a mesma.
Primeiramente você deve colocar o nome da empresa ou do grupo ao qual a ata se destina. Se for uma empresa, você também pode colocar uma logomarca ou um símbolo que represente a mesma.
- Em seguida você deve escrever como título “Ata de Reunião” para que a pessoa que manusear o documento saiba do que se trata.
Coloque também as informações sobre a reunião, por exemplo: nome da cidade onde será ou foi realizada, data, horário de início e horário de término da reunião. Preencha também o local onde ocorreu a reunião, por exemplo: “sala de reuniões do segundo andar” ou “sala de videoconferência”, etc.
- Escreva em um campo separado o nome de todos os participantes da reunião e deixe um espaço logo em frente para que assinem comprovando a sua presença.
Este campo é muito importante, pois é por ele que pode-se saber quem foram os participantes da reunião em uma consulta futura.
- Em seguida, preencha a pauta da reunião, o motivo pelo qual as pessoas se reuniram e os assuntos que serão tratados pelas pessoas como, por exemplo: “discutir resultados da gerência”, “definir novo processo de admissão de pessoal” ou “calcular custos para pintura do prédio”.
- Por último, você deve deixar um campo para preencher as informações sobre as discussões realizadas durante a reunião e inserir os compromissos que foram firmados para elas. Por exemplo:
Discussão 1: calcular custos para pintura do prédio.
Compromissos: Sr. Fulano ficará responsável por realizar um orçamento na casa de tintas da esquina para verificar o valor de cada lata de tinta que será utilizada na pintura. Sr. Ciclano ficará responsável por realizar orçamento da mão de obra com pintores que trabalham na região.
Compromissos: Sr. Fulano ficará responsável por realizar um orçamento na casa de tintas da esquina para verificar o valor de cada lata de tinta que será utilizada na pintura. Sr. Ciclano ficará responsável por realizar orçamento da mão de obra com pintores que trabalham na região.
- Feito isto basta imprimir e arquivar o documento em um local seguro para que no futuro seja possível consultá-lo e verificar se o que foi discutido foi realmente cumprido.
FONTE: http://www.assimsefaz.com.br/sabercomo/como-fazer-ata-de-reuniao
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