Gente o texto abaixo sofreu algumas alterações para melhoria, foi redigido na integra por
Charbel Atalla Antonio, sério, temos que ler, as dicas valem apena, leia mesmo!
Registrar em uma ata as decisões tomadas em uma reunião “operacional” geralmente é muito útil.
Na prática porém, exceto quando “obrigatório”, não é algo que se faça com freqüência.
Não é considerado algo agradável de se fazer – na verdade quase ninguém gosta de fazer.
Reunião com o “departamento”, com os colegas de turma, com o grupo de estudo...
Para a maioria das reuniões “sérias”, onde se tomam decisões, a mera existência de uma ata normalmente será motivação adicional e “concreta” para que o “combinado” se realize – chegando mesmo a “inibir” possíveis idéias “criativas” para possíveis “desvios”...Geralmente evitamos ser o redator da ata – por comodismo ou também por um certo receio de não saber faze-lo adequadamente.
Então, vamos analisar aqui estes dois aspectos, e tenho certeza que se você estava concordando com eles, você vai mudar totalmente de idéia agora:
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Quanto ao “receio”
Nós o temos essencialmente em função de achar que podemos deixar de anotar alguma coisa importante – esquecer. Porém, tenha em mente o seguinte: sua “obrigação”, como “redator” da ata é tão somente anotar o que for falado.
Se algum aspecto não for abordado a culpa não é sua.
Segundo: para não esquecer de anotar itens importantes, inclusive “detalhes” como relacionar os participantes e outros, você pode simplesmente usar um roteiro, um check-list. O
uso de um formulário como os das figuras abaixo já ajuda bem – o 1o. é p/ anotação manuscrita e o 2o. está formatado p/ digitação.
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Quanto ao “comodismo”
Esse aspecto é muito interessante. É o seguinte: se você não é realmente uma pessoa acomodada e, pelo contrário, é ambicioso, deseja progredir, reflita e perceba que fazer a ata de uma reunião é uma excelente oportunidade nessa direção.
Por quê? Porque, como redator da ata,
você não tem a obrigação de anotar aspectos importantes não abordados,
porém tem o direito e a melhor oportunidade de “cobrá-los” dos participantes.
Direitos sem obrigações – quer melhor que isso?
Inclua no seu “check-list” mental o tripé “custo – prazo – qualidade” e participe ativamente da reunião. Cobrando cada um desses aspectos sempre que necessário ou oportuno. E só não esqueça de ter a devida cautela para não se sobrepor (demais) às “autoridades” presentes...
Obs.:
1. Não esqueça de disponibilizar cópias da ata para todos “interessados” e não só para os participantes. Sempre o quanto antes possível.
2. Quanto ao “receio”, um aspecto que ainda também ocorre é “vergonha” por ter letra “feia”. Uma ata manuscrita com uma letra bonita pode ser uma ata bonita, mas o mais importante, junto com o conteúdo, é a legibilidade. Siga este modelo:
Veja a seguir um modelo de ata:
A(1. Título da Reunião: )
2. Cidade, dd de mmm de aaaa das hh:mm as hh:mm:
3. Local:
4. Introdução: Descrição do título do evento, local, data, hora, participantes
5. Participantes: Nome completo/Instituição
6. Agenda: Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis
7. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião
8. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião
9. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião
10. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada
Agora, é só aplicar e Sucesso!!!
